Inhaltsverzeichnis

• Überblick
• Der TeamDesk Ansatz
• Bisher: CheSe über TK-Anlage
• Neu: CheSe über TeamDesk
• Unsichtbare Chef-Nummer
• Sonderbehandlung für die Sekretärin
• Chef signalisiert ausgehend die TeamDesk-Nummer
• Externe Anrufer -> TeamDesk
• Arbeitsweise Chef
• Arbeitsweise Sekretärin

 

Überblick

Viele Telefonanlagen bieten die Möglichkeit eine „CheSe“-Konfiguration, also eine Chef-Sekretariat Funktion abzubilden.

Dabei werden Anforderungen wie diese umgesetzt:

• Der Chef entscheidet, ob Anrufe auf seine Rufnummer bei ihm klingeln oder im Sekretariat.
• Das Sekretariat kann jederzeit den Chef auf seiner direkten Durchwahl anrufen.
• Der Chef kann jeden Mitarbeiter direkt anrufen.

 

Besitzen Chef und Sek jeweils AnyDevice-Only Leitungen in einer XPhone Connect Umgebung, können die CheSe-Funktionen der TK-Anlage nicht mehr genutzt werden, weil die Leitungen nur auf dem XPhone Call Controller (XCC) bedient werden.

Die CheSe-Logik muss also vom XPhone Connect System implementiert werden.

Hier wird beschrieben, wie das mit Hilfe von XPhone TeamDesk und geschicktem Einsatz von „Bordmitteln“ (= Wahlparametern) umgesetzt werden kann.

 

 

Der TeamDesk Ansatz

Zur Verdeutlichung soll hier das Konzept anhand eines Beispiels mit konkreten Rufnummern beschrieben werden.

Bisher: CheSe über TK-Anlage

In der CheSe-Schaltung auf der TK-Anlage waren diese Rufnummern vergeben:

Chef                     +49(69)7755-400
Sekretärin            +49(69)7755-402

Neu: CheSe über TeamDesk

Der Chef bekommt eine neue „geheime“ Nummer -401. Seine ehemalige Durchwahl wird für ein neu angelegtes TeamDesk „Sekretariat“ verwendet:

TeamDesk „Sekretariat“    +49(69)7755-400
Chef                                  +49(69)7755-401
Sekretärin                         +49(69)7755-402

Chef und Sekretärin werden dem TeamDesk „Sekretariat“ zugeordnet. Beide erhalten die Rollen „Team-Leiter“ und „Team-Mitglied“ für volle Flexibilität:

 

 

Typischerweise werden alle Mitglieder der Warteschlange zugewiesen (auch der Chef), damit jeder selbst entscheiden kann, ob er gerade Anrufe entgegennehmen will oder nicht.

Nachdem alle Mitglieder auch die Teamleiter-Rolle haben, kann das jeder bei Bedarf über seinen Connect Client ändern.

 

Unsichtbare Chef-Nummer

Die „geheime“ Durchwahl -401 des Chefs soll nirgends in Kontaktsuchen auftauchen.

Das erreicht man durch Manipulation der Wahlparameter mit einer DisplayToDisplay-Regel, indem man statt der -401 einfach immer die Anzeige von -400 erzwingt. Und sollte doch jemand die -401 wählen, wird er mit einer DisplayToDialable-Regel auf die -400 umgeleitet:

Mitarbeiter sehen also in der Kontaktkarte des Chefs immer die TeamDesk-Nummer -400.

 

Sonderbehandlung für die Sekretärin

Die Sekretärin darf ihren Chef natürlich unter seiner direkten Durchwahl -401 anrufen! Und sie soll diese Nummer auch in der Kontaktkarte sehen dürfen.

Das erreicht man dadurch, dass man für die Sekretärin und für den Chef einen eigenen Wahlparameter anlegt, in dem die obigen Sonderregeln NICHT(!) eingetragen sind.

Während alle Mitarbeiter den Standard-Wahlparameter verwenden, erhalten die Leitungen von Chef und Sekretärin einen eigenen Wahlparameter „CheSe“ ohne Sonderregeln.

Ansonsten sind die Wahlparameter natürlich identisch zu den anderen, denn die Leitungen liegen ja auf demselben SIP Gateway:

 

Chef signalisiert ausgehend die TeamDesk-Nummer

Wenn der Chef jemanden anruft, will er i.d.R. nicht seine „geheime“ Durchwahl -401 signalisieren sondern die TeamDesk-Nummer -400.

Das erreicht er, indem auf seiner Leitung je nach Bedarf eine passende AssistedDialCLIP Einstellung vorgenommen wird (das muss ein XPhone Administrator einrichten):

 

Externe Anrufer -> TeamDesk

Die bisherigen Einstellungen wirken sich hauptsächlich auf interne Calls aus. Externe Anrufer können immer noch direkt die -401 wählen.

Für diese Fälle muss auf der TK-Anlage bzw. dem SBC eine Umleitungsregel eingetragen werden, die solche Rufe auf das TeamDesk -400 umleiten.

 

Arbeitsweise Chef

Der Chef erhält gemäß der bisher beschriebenen Einstellungen keine direkten Anrufe. Er kann sich jedoch jederzeit im TeamDesk auf „Bereit“ schalten und auf diese Weise Anrufe als TeamDesk-Mitglied entgegennehmen

Die Verteilstrategie des TeamDesks bestimmt das Anrufverhalten im Detail. Mit der Einstellung „Gruppenruf“ klingelt es immer bei allen angemeldeten Mitgliedern, also bei Chef und Sekretärin gleichzeitig.

In den Einstellungen seines Clients legt der Chef fest, wie Anrufe in bestimmten Situationen behandelt werden sollen. Beispie: Externe Anrufe auf das TeamDesk umleiten und interne einfach abweisen würde so aussehen:

Um auf jeden Fall vor allen Anrufen geschützt zu sein, kann der Chef alle Anrufe auf das TeamDesk umleiten. Nachteil: auch die Sekretärin kann ihn jetzt nicht mehr anrufen:

Alternativ leitet er nur externe Anrufe auf das TeamDesk um. Das hat den – vielleicht entscheidenden Vorteil – dass er noch von seiner Sekretärin erreicht werden kann:

 

Arbeitsweise Sekretärin

Die Sekretärin ist typischerweise während ihrer Arbeitszeit im TeamDesk „Bereit“ gemeldet (das geht auch vom Homeoffice aus!):

Sie nimmt die Anrufe für das Sekretariat entgegen und leitet sie bei Bedarf an den Chef weiter (an seine direkte Durchwahl -401).

Nach Dienstschluss meldet sie sich vom TeamDesk ab. Vorher informiert sie ihren Chef (sollte der noch im Office sein), damit er sich ggf. selbst ins TeamDesk schaltet um Anrufe direkt entgegen zu nehmen. Tut er das nicht, bleibt das TeamDesk (-400) unbesetzt und es wirken die Einstellungen für Nicht-Erreichbarkeit (z.B. Umleitung auf eine Voicemail oder einen Überlauf).