Wie funktioniert eine Präsenz?

Regeln der Präsenzen

• Die unten stehenden Szenarien lassen sich auch aneinander reihen, dabei gilt, der “Status danach” von Szenario X entspricht dem “Ausgangs-Präsenzstatus” von Szenario Y.

• Automatische Präsenzen können nur auf Anwesend / Homeoffice, Kurz abwesend / Pause und Abwesend greifen 

• Eine Präsenz kann eine vorhergehende dauerhaft oder nur temporär überschreiben

Aufbau einer Präsenz

Im folgenden wird erklärt, wie C4B die Präsenzen aufgebaut hat und welche Bezeichnung wofür gilt.

Der Profilname kann willkürlich vergeben werden. Es handelt sich dabei nur um die Bezeichnung des Profils.

Der Status einer Präsenz koppelt diese an die Farbe. Beim Anlegen eines neuen Präsenzprofils kann man als Status eine der folgenden Optionen auswählen:

Hier kommt jeder Status einmalig vor. Homeoffice ist z.B. auch nur ein Anwesend-Status mit einem anderen Text.

Anzeige im Client

(1) Im Connect Client sieht man neben seinem Profilbild seinen eigenen Präsenztext. Ab der Beziehung Teamkollege sehen auch die anderen Benutzer den Präsenztext. “Pause”, “Homeoffice”, “Krank” und “Urlaub” sind ebenfalls nur Präsenztexte.

(2) Beim Auswählen des Präsenzprofils am eigenen Client sieht man den Profilnamen (siehe 2).

Wichtiger Hinweis im Bezug auf Beziehungen:

Ein Präsenzstatus (also das Symbol und der Status), können bereits von einer externen Person eingesehen werden. Der Präsenztext wie oben bereits erwähnt erst ab der Beziehung Teamkollege.

Wichtiger Hinweis im Bezug auf die Mobile App:

Die automatischen Präsenzen greifen nicht für die Mobile App. Wenn man z.B. auf “Abwesend” steht und die Mobile App startet, wird man nicht automatisch auf “Anwesend” gesetzt. Das klappt in diesem Fall nur manuell.

Szenarien

Szenario 1: Outlook Termin

Szenario 2: Manuelle Präsenz

Hinweis bei mehreren, aufeinanderfolgend gesetzten manuellen Präsenzen: Setzt man z.B. erst die Präsenz “Termin Bis auf Weiteres” und anschließend z.B. “Pause 30 Minuten”, dann wird der zuerst gesetzte “Termin” durch die “Pause” komplett überschrieben. Sind dann die 30 Minuten vergangen, wird man wieder auf die Default Präsenz Anwesend / Homeoffice gesetzt.

Szenario 3: Automatische Präsenz

Erklärung der Präsenzdauer “Bis auf Weiteres”

"Bis auf Weiteres" soll das erfüllen, was es beschreibt. Das Design dahinter ist wie folgt:

Wenn eine Präsenz in dieser Art gesetzt wird, dann bildet das die "unterste Ebene" der Benutzer-Präsenz. Präsenz-Automatismen, wie z.B. das Ändern auf "Abwesend" bei Beenden des Clients oder das Setzen von "Kurz Abwesend" bei Inaktivität oder Rechner-Sperre, greifen nicht. Ausnahme: Nur bei den “Bis auf Weiteres”-Ausgangspräsenzen "Anwesend/Homeoffice" oder "Kurz abwesend/Pause", siehe Grafik "Automatische Präsenz", würden diese Automatismen greifen.

Synchronisierte Outlook-/Notes-Termine können sich temporär "über" den ausgewählten "Bis auf Weiteres"-Status legen, sobald dieser Termin jedoch vorbei ist, fällt die Präsenz wieder zurück auf den vorherigen "Bis auf Weiteres"-Status.

Ein “Bis auf Weiteres”-Status wird bei manuellem Setzen z.B. eines “30 Minuten”-Status' überschrieben. Sind dann die 30 Minuten vergangen, aktiviert sich die als Standard ausgewählte “Anwesend”-Präsenz (Homeoffice / Anwesend).

Würde ein Benutzer demnach seinen Präsenzstatus auf “Termin - Bis auf Weiteres” setzen, würde er nie mehr automatisch auf “Anwesend”, “Kurz abwesend” oder “Abwesend” geändert werden. Hierzu gibt es aber zwei Ausnahmen: Die Automatismen, die einen "Bis auf Weiteres"-Status wieder auf "Anwesend" zurücksetzen sind die Microsoft Teams (konkret: nach Bildschirmteilung und dem daher gehenden “Nicht Stören”-Status) und XPhone MicSync Automatismen.

Konkretes Beispiel dazu: Der Benutzer setzt sich auf "Termin-> Bis auf Weiteres" und tritt danach einem Teams-Meeting bei. Der Benutzer wird dadurch auf "Am Telefon (MS Teams)" gestellt. Er teilt seinen Bildschirm und wird auf “Nicht stören” gesetzt. Er beendet die Bildschirmübertragung und steht nun wieder auf “Am Telefon (MS Teams)”. Sobald das Teams-Meeting verlassen wird, steht der Benutzer auf "Anwesend" und nicht auf "Termin - Bis auf Weiteres". Zur Vollständigkeit, das Verhalten mit "Am Telefon (MS Teams)" ist nicht nur auf "Bis auf Weiteres" beschränkt, wäre die Ausgangslage "Termin -> 30 Minuten" wäre das Verhalten identisch.

Beispiel Tagesablauf